中小企業向け！　デジタル化の第一歩は「オンラインストレージ」で解決！

2024年6月18日 2024年6月17日今一茂実

今一茂実

こんにちは

大阪府高槻市の中小企業診断士、今一です。

最近よく聞く「デジタル化」

難しそう…と感じる方も多いかもしれませんが、実は、とても身近なところから始められます。

今回は、デジタル化の重要性と、その第一歩として手軽に始められる「オンラインストレージ」について解説します。

なぜ今、デジタル化が必要なの？

デジタル化とは、紙やハンコ、対面でのやり取りなど、従来のアナログな業務をデジタル技術で効率化することです。

デジタル化を進める理由はたくさんあります。

時代の変化に対応: 商取引の電子化やペーパーレス化など、社会全体がデジタル化しています。
働き方改革: テレワークを導入し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。
災害対策: 重要なデータをクラウド上に保管することで、災害時のデータ消失リスクを軽減できます。

デジタル化の第一歩は「オンラインストレージ」から

デジタル化を進める上で、まずおすすめしたいのが「オンラインストレージ」の導入です。

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスのこと。

普段私たちがパソコンやスマホを使っているように、インターネット上でファイルを保存・管理できる、いわば「インターネット上のファイル保管庫」のようなものです。

オンラインストレージって、どんなメリットがあるの？

オンラインストレージには、たくさんのメリットがあります。

いつでもどこでもアクセス可能: インターネット環境さえあれば、オフィスでも外出先でも、スマホやパソコンから必要なデータにアクセスできます。
データ共有が簡単: 社内はもちろん、社外の人ともURLを送るだけで簡単にデータを共有できます。メールにファイルを添付する必要はありません。
自動バックアップで安心: データを自動でバックアップしてくれるので、万が一NASやパソコンが壊れたり、ファイルを誤って削除してしまっても安心です。
共同作業もスムーズ: 複数のメンバーが同時にファイルを編集できるので、チームでの作業効率が格段に向上します。

オンラインストレージって、デメリットはないの？

もちろん、オンラインストレージにもデメリットはあります。

インターネット環境が必要: インターネットに接続できない環境では、ファイルにアクセスできません。
コスト: 無料プランもありますが、保存容量や機能が制限される場合があります。大容量のデータを保存したり、高度な機能を利用したい場合は、有料プランへの加入が必要になります。

オンラインストレージを導入する際の注意点

オンラインストレージを導入する際は、以下の点に注意しましょう。

セキュリティ対策: 強固なセキュリティ対策が施されているサービスを選びましょう。
保存容量: 保存したいデータ量に合わせて、適切なプランを選びましょう。
使いやすさ: 直感的に操作できる、使いやすいサービスを選びましょう。
サポート体制: トラブル発生時に備え、サポート体制がしっかりしているサービスを選びましょう。

オンラインストレージの活用事例

オンラインストレージは、さまざまな場面で活用できます。

テレワークの効率化: 社員同士が場所に縛られずに、スムーズにデータ共有・編集できます。
営業資料の持ち運び不要: 必要な資料をオンラインストレージに保存しておけば、外出先でもすぐに確認できます。
取引先とのスムーズなデータ共有: 大容量のファイルも簡単に共有できます。
災害時のデータ保護: 重要なデータをクラウド上にバックアップすることで、事業継続性を確保できます。
社内サーバーのセキュリティ対策: Googleなどのオンラインストレージはセキュリティ対策も万全なので、多くの場合、社内サーバーよりも安全にデータを管理できます。

まとめ：デジタル化でビジネスをもっとスムーズに！

デジタル化は、もはや避けては通れない時代の流れです。

オンラインストレージは、デジタル化の第一歩として、手軽に導入できるおすすめのツールです。

ぜひ、オンラインストレージを活用して、会社のデータをより効率的に、そして安全に運営していきましょう。

投稿者プロフィール

今一茂実中小企業診断士・応用情報技術者・8個資格保有

株式会社生活経営サポート　DXIT経営支援事業部　事業部長

年齢: 1997年生まれ
所属団体: 大阪府中小企業診断士協会

経歴
エンジニアを経て、現在は税理士事務所でIT・経営・会計を担当。
IT業界では大規模システム運用やウイルス対応などの経験があります。

保有資格
中小企業診断士｜応用情報技術者｜簿記2級｜統計検定2級｜LPIC-303｜Oracle Silver｜CCNA｜Python認定基礎試験

専門分野
経営支援、ITと会計のビジネス支援

目標
「自由と楽しさを実現する新しいITコンサルティング」を理念に掲げ、未経験の方でも分かりやすくITや金融・経営の情報を発信しています。